Fecha límite: 31 de Mayo de 2023
La Oficina subregional de Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura en Mesoamérica busca Asistente de Adquisiciones.
Fecha de anulación de publicación: 31/may/2023
Organizational Unit: SLM
Tipo de puesto: Trabajo temporal
Tipo de Requisición: PSA (Acuerdos de servicios personales)
Ubicación principal: Panamá-Panama City
Duración: 7 meses (con posibilidad de extensión)
Marco organizativo
Esta posición está localizada en la Oficina Subregional para Mesoamérica (SLM) en Panamá.
Dependencia jerárquica
Bajo la supervisión general del Coordinador Subregional de la FAO, la supervisión directa de la Oficial Internacional de Administración en conjunto con la Especialista en Adquisiciones.
Campo de especialización
El/la asistente en adquisiciones tendrá como principal objetivo prestar apoyo para garantizar que las actividades de contratación cumplan las políticas y procedimientos establecidos por la FAO y reflejen las mejores prácticas en materia de contratación.
Tareas y responsabilidades
El/La asistente en adquisiciones desempeñará las siguientes funciones:
- Centralizar la recepción de documentos y solicitudes de compra.
- Registrar y mantener actualizada la base de datos de solicitudes de compra.
- Revisar y analizar las solicitudes de compra para comprobar su integridad y conformidad con las normas, procedimientos y prácticas establecidos por la FAO según los manuales MS-502 y MS-507.
- Elaborar y mantener actualizada la base de datos de proveedores.
- Apoyar las acciones de identificación y consecución de nuevos proveedores.
- Apoyar la elaboración de invitaciones a licitar o documentos de solicitud de RFQ, RFP y cuadros comparativos para la adquisición de bienes, obras y/o servicios según las solicitudes de adquisiciones.
- Mantener actualizado el control del archivo físico y digital de las solicitudes de compra y generar alertas.
- Mantener el control y archivo físico y digital de las Órdenes de Compra, LoAs, Contratos y otros Instrumentos Contractuales firmados por los proveedores.
- Hacer seguimiento a las convocatorias de licitación a través de la plataforma In Tend, confirmar la recepción de ofertas, mantener archivo digital actualizado y generar alertas.
- Acompañar en la evaluación técnica y económica de ofertas en conjunto con personal involucrado en el proceso de adquisición del proyecto.
- Generar las órdenes de compra en GRMS basadas en las requisiciones enviadas por los proyectos en sus solicitudes de compra.
- Ajustar órdenes compra según las solicitudes de los proyectos.
- Cierre de órdenes y contratos en GRMS según las solicitudes de los proyectos.
- Asesorar a los proyectos en la elaboración de instrumentos contractuales y/o demás formatos para la adquisición de bienes y/o servicios.
- Tramitar las solicitudes de creación de nuevos proveedores en el sistema de la FAO.
- Envío y recepción de correos electrónicos de solicitudes de compra.
- Revisar y ajustar notas de archivo, contratos, enmiendas y otros instrumentos contractuales según se le asigne.
- Otras actividades relacionadas según se soliciten. REQUERIMIENTOS
- Título universitario / Diploma técnico / Diploma de enseñanza secundaria en administración de empresas, administración pública, contaduría, o áreas afines
- Experiencia mínima de tres años, en cargos similares, de operación y administración.
- Conocimiento práctico del inglés
- Panameño/ o residente con permiso de trabajo en Panamá.
- Enfoque basado en los resultados
- Trabajo en equipo
- Comunicación
- Establecimiento de relaciones eficaces
- Intercambio de conocimientos y mejora continua
- Capacidad para planificar y gestionar tareas, habilidad para resolver problemas y don de acierto en sus tareas.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Conocimientos en el manejo de Word, Excel e internet.
- Confidencialidad y discreción.
- Capacidad de trabajo en equipo.
- Excelentes relaciones interpersonales
- Capacidad de trabajo en ambientes multiculturales y multidisciplinarios.
- Duración y naturaleza de la experiencia laboral en el ámbito de la Administración y Adquisiciones.
- Experiencia laboral o académica en ambientes multiculturales y/o internacionales.
- Capacidad de redacción en español e inglés y capacidad analítica.
- Manejo de las aplicaciones de MS Office, Internet y equipo de tecnología de oficina.
- Nivel avanzado del manejo de Excel.
La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
- Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
- Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
- La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
- Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
- Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.
